¿Cómo configurar cuenta de correo electronico Outlook?

¿Cómo establecer una cuenta de correo electrónico en Outlook?

Índice:

Cuando deseamos tener una cuenta de correo para uso personal, generalmente utilizamos Gmail u otro servicio de correo electrónico que nos permita crear una cuenta de correo sin coste. No obstante, en caso de que deseemos una imagen más profesional o corporativa, debemos optar por alguno de los servicios de correo que nos permiten registrar un nombre de dominio y crear diversas cuentas de correo electrónico.

Este proceso también puede realizarse al contratar un servidor de alojamiento web. Sin embargo, por lo general el acceso a estos correos corporativos se realiza mediante un cliente de correo web, lo que no es preferible para muchas personas. Aquí presentamos los pasos a seguir para establecer una cuenta de correo de empresa en Outlook.

De esta forma, nuestros mensajes de correo electrónico podrán administrarse en Outlook y nos olvidaremos de los clientes de correo web que nos ofrecen este tipo de servicios. Con los pasos que explicaremos a continuación, utilizarás tu cuenta corporativa mediante Outlook de forma rápida y sencilla.

Diferencias entre correo personal y corporativo

En general, se designa como correo electrónico personal a aquellas cuentas de correo electrónico que creamos para uso personal y que no están relacionadas con el ámbito profesional. Es por eso que para tareas privadas y personales empleamos servicios gratuitos de correo electrónico que nos ofrecen los grandes proveedores, tales como Gmail, Yandex.Mail, Yahoo! Mail, Outlook, entre muchos otros. La principal característica de estos servicios es que son gratuitos y el dominio no puede personalizarse. Por ejemplo, las direcciones del correo de Gmail siempre son [email protected].

En cuanto a lo técnico, los servicios de correo electrónico personal no necesariamente tienen menos funcionalidades que los servicios de correo electrónico empresarial. Las cuentas de Gmail o Yahoo!, por ejemplo, permiten reenviar todo el correo, establecer una respuesta automática, crear una firma personalizada, entre otros servicios.

Por otro lado, las cuentas empresariales tienen una variante técnica, ya que esto se refiere al servicio de alojamiento web y registro de nombres de dominio. Es decir, al igual que cuando se compra un dominio y se contrata un servicio de alojamiento en un servidor, el correo electrónico viene incluido.

En principio, esto no implica una ventaja ni una desventaja. Sin embargo, existe el riesgo de contratar un paquete completo que no ofrezca una calidad adecuada en cuanto al correo electrónico. Los grandes servicios gratuitos de correo web mencionados en el párrafo anterior suelen tener una alta estabilidad y reportar pocos errores.

En el caso de un correo corporativo, existe la costumbre demasiado habitual de contratar servicios en función del precio, lo cual puede causar problemas (intermitencias en la conexión, complicaciones inesperadas al intentar configurarlo, entre otros). No obstante, no todo son desventajas.

Importancia del correo electrónico de empresa

Contar con un correo electrónico de empresa puede proporcionar muchas ventajas a tu negocio. A continuación, te presentaremos los principales beneficios que este servicio puede ofrecer:

Profesionalidad

Contar con una dirección de correo empresarial puede mejorar significativamente la imagen de tu marca. Al utilizar un correo corporativo, demuestras que te preocupas por la forma en que tu empresa se presenta al público y esto es percibido por los receptores. Simplemente comparar dos direcciones de correo electrónico: [email protected] versus [email protected] ilustra la diferencia notablemente.

Aunque no es una característica exclusiva del correo corporativo, tener un dominio personalizado y añadir una firma en el pie del correo con el logo de tu empresa, enlace a la web corporativa y la información del usuario (nombre y apellidos, cargo), puede mejorar la imagen que proyectas como profesional. El uso de una cuenta de correo empresarial con dominio propio generará una influencia inconsciente que transmitirá profesionalidad y credibilidad en tus interacciones y gestiones.

Mejor coordinación y configuración para cualquier dispositivo

Otra ventaja de tener una cuenta empresarial es que puedes enlazarla a herramientas profesionales utilizadas en tu empresa. Esto te permitirá utilizar calendarios específicos de organización, controlar emails fallidos y analizar los mensajes rechazados. Además, una cuenta empresarial te permitirá un mayor acceso a la nube.

También, podrás acceder a todas tus cuentas de correo corporativo desde cualquier dispositivo que tengas, ya sea un ordenador, una tablet o un smartphone. Dependiendo de la configuración, podrás tener o no la opción de sincronizar el correo entre todos tus dispositivos.

Mayor seguridad

Proteger la información confidencial de una empresa es fundamental en cualquier negocio. Por lo general, las cuentas profesionales tienen filtros avanzados anti-spam y antivirus, proporcionando una protección del 100% ante posibles ataques informáticos. Si quieres mayor seguridad para tu empresa, una cuenta empresarial es la mejor opción para ti.

Asimismo, en caso de que existan problemas con los equipos que contengan la información de tus correos, tendrás copias de seguridad a disposición de tu empresa para recuperarlos. Al tratarse de una cuenta corporativa propia, dichos backups serán de uso exclusivo tuyo y de tu empresa; de tal forma que sólo tu tendrás acceso a ellos.

Varias cuentas en el mismo dominio

Una función muy útil es la posibilidad de crear múltiples cuentas de correo corporativo con el mismo dominio para tus empleados. De esta manera, podrás tener un mayor control y redirigir los correos a otras cuentas. Esto resulta especialmente útil si un trabajador está de vacaciones y su compañero de equipo necesita hacerse cargo del correo, ya que se activará una respuesta automática hacia la otra cuenta de equipo.

El correo empresarial permite a los diferentes departamentos y profesionales de la compañía tener un control sobre los mensajes rechazados, enviados, recibidos y aceptados. Además, como mencionamos anteriormente, en el marketing es importante contar la historia de la marca y transmitir una imagen de confianza. Al utilizar un correo empresarial, aumenta la sensación de ser un grupo multidisciplinario y profesional, lo que ayuda a mejorar la reputación de la compañía.

Cómo configurar una cuenta de correo externa en Outlook

Agregar una cuenta externa a un cliente de correo puede ser un proceso complicado si no lo hacemos con cuidado y en el orden adecuado. Veamos el proceso paso a paso para configurar una cuenta externa en Outlook.

Configuración en PC

Para configurar una cuenta de correo empresarial en Outlook en tu PC, sigue estos pasos:

Abre la opción de menú «Archivo».
Haz clic en «Configuración de la cuenta».

Al hacer clic en la opción correspondiente, se desplegará la ventana de configuración de la cuenta. Esta interfaz se organiza en pestañas para una fácil navegación y personalización, como se muestra en la captura de pantalla adjunta. Dentro de esta ventana encontraremos diferentes opciones, que incluyen:

Configuración de la cuenta
Configuración de sincronización y nombre de cuenta
Configurador de servidor
Cambiar perfil
Administrar perfiles

Para empezar a configurar una cuenta de correo, recomendamos ir a la primera pestaña: Configuración de la cuenta. En esta sección, haga clic en la opción «Correo electrónico» y, a continuación, pulse el botón «Nuevo» para empezar el proceso de configuración. También puede omitir estos pasos si selecciona la opción «Agregar cuenta» directamente desde el menú «Archivo» de Outlook.

De todas formas, a continuación se desplegará una nueva ventana en la cual se requiere ingresar la dirección electrónica corporativa que desea configurar en Outlook. Verificar que esté escrita correctamente y presionar Enter. Seguidamente, especificar si desea configurar su cuenta de correo mediante POP3 o IMAP.

IMAP frente a POP3

Hay dos protocolos principales que se utilizan para acceder al correo electrónico: IMAP y POP3. Aunque los dos facilitan la descarga y acceso de correos electrónicos, ambos operan de manera diferente.

IMAP es un protocolo de correo electrónico que funciona directamente en el servidor, lo que significa que los correos electrónicos se mantienen en el servidor y se pueden acceder desde cualquier dispositivo que tenga conexión a Internet. Al trabajar directamente en el servidor, cualquier cambio realizado en un dispositivo será visible en todos los demás dispositivos que estén conectados a la misma cuenta, y no perderemos información importante, ya que todas las respuestas están almacenadas directamente en el servidor.

Por otro lado, POP3 es un protocolo de correo electrónico que trabaja descargando los correos electrónicos del servidor y almacenándolos en el dispositivo local. Como resultado, una vez que se descargan los correos electrónicos, se eliminan del servidor y solo se pueden acceder a través del dispositivo donde se descargaron. Si necesita acceder al correo electrónico desde diferentes dispositivos, es recomendable utilizar una configuración IMAP.

En resumen, IMAP y POP3 son protocolos de correo electrónico utilizados para descargar y acceder a correos electrónicos. Si bien POP3 es bueno para acceder a los correos electrónicos de forma local, IMAP es recomendable si desea acceder al correo electrónico desde diferentes dispositivos. Al elegir su configuración de correo electrónico, es importante comprender las diferencias entre los dos para tomar la decisión correcta.

Para configurar una cuenta de correo de empresa en Outlook desde un ordenador, será necesario indicar los datos del servidor de correo entrante y saliente, junto con los puertos correspondientes y el método de cifrado. Estos detalles deben ser facilitados por el servicio donde se ha contratado el hosting, el dominio o el servicio de correo corporativo. A continuación, se deben introducir estos datos y hacer clic en «Siguiente». Luego, se llevará a cabo la sincronización de los mensajes de correo y se habrá completado la configuración de la cuenta de correo de la empresa en Outlook.

Configuración en dispositivos móviles

Si se desea tener acceso a los mensajes de correo electrónico desde un dispositivo móvil, en caso de ser requerido para el trabajo, resulta conveniente contar con la capacidad de responder a los clientes de la empresa en cualquier momento y lugar. La configuración de una cuenta de correo de empresa en Outlook desde un dispositivo móvil comienza con la descarga e instalación de la aplicación Microsoft Outlook en el dispositivo que se utilice (iOS o Android).

Después de la instalación, al abrir la app por primera vez, se solicitará la dirección de correo electrónico de la cuenta que se desea agregar. Se debe introducir la dirección de correo de la cuenta de la empresa y hacer clic en «Continuar». En el siguiente paso, se debe elegir la opción de configurar la cuenta a través del protocolo IMAP y suministrar la contraseña correspondiente a dicha cuenta, así como un nombre que se desee mostrar y una descripción.

En la parte inferior de la pantalla se ubicará un interruptor para activar las opciones avanzadas en las cuales solicitamos los datos del servidor de correo entrante y saliente de nuestras cuentas empresariales. Estos datos se encuentran en los servicios contratados en el hosting, dominio o servicio de correo.

Posteriormente, ingresamos los datos y finalizamos el proceso. Inmediatamente se sincronizan todos los correos electrónicos de nuestra cuenta empresarial en Outlook. Así, podremos gestionar nuestros correos electrónicos móviles sin ninguna dificultad.

Problemas con tu correo en Outlook

Después de configurar nuestra cuenta de correo en el cliente de Microsoft, a veces encontramos problemas en su funcionamiento. Uno de los más comunes es la falta de sincronización del correo. Habiendo revisado la configuración y verificado que todo esté correcto, surge este problema.

En algunos casos, ciertos proveedores de correo bloquean aplicaciones como Outlook por motivos de seguridad. Debido a esta razón, al iniciar la aplicación y no haber habido cambios en su configuración, la sincronización no se realiza. Para solucionar este problema, en la mayoría de los casos, basta con acceder al correo electrónico desde el navegador e iniciar sesión desde la web.

Otro problema habitual es la falta de recepción de nuevos mensajes de correo. Entonces, verificamos en la parte inferior de la ventana de Outlook si el texto «Trabajando sin conexión» aparece. Si es así, debemos seleccionar la pestaña «Enviar y recibir» del menú principal del cliente y hacer clic en el botón «Trabajar sin conexión» para desactivar el modo sin conexión.

Si no hemos activado la opción y todavía no recibimos nuevos mensajes, lo primero que debemos hacer es verificar si el problema proviene de nuestra conexión a Internet. Para ello, simplemente abrimos un navegador e intentamos acceder a cualquier página web para comprobar que tenemos conexión. Si no encontramos ningún problema y aún así no recibimos mensajes, entonces debemos revisar la configuración de la cuenta, el nombre del servidor POP e IMAP, y también la contraseña.

Si los mensajes no se envían y se quedan en la bandeja de salida, es importante verificar nuevamente que no tengamos activado el modo de Trabajar sin conexión. Si aparece un error que indica que Outlook está tratando de enviar el mensaje pero no puede, se recomienda cerrar el cliente de correo, volverlo a abrir, confirmar que tenemos conexión a Internet y, finalmente, hacer clic en la opción Enviar todo en el menú Enviar y recibir. Si los mensajes aún no se pueden enviar, debemos revisar la configuración de la cuenta, especialmente el correo saliente, el servidor POP e IMAP y la contraseña.

Consejos para aprovechar al máximo Outlook en el trabajo

A continuación, se presentan una serie de «trucos» para hacer que el trabajo que realizamos con Outlook sea más agradable, después de saber cómo configurar una cuenta de correo corporativo en Outlook.

Respuestas automáticas

Es esencial tener respuestas automáticas cuando estamos fuera de la oficina, ya sea por vacaciones o asuntos personales. Esta función nos ayuda a evitar la acumulación de correos y garantiza que, en caso de temas urgentes, acudan a otros compañeros de trabajo en lugar de esperar nuestra respuesta. Para configurar las respuestas automáticas, simplemente acceda a Archivo/Respuestas automáticas (fuera de la oficina) y seleccione el envío de respuestas automáticas, la frecuencia y el intervalo de tiempo deseado.

Programar correos

No está de más escribir correos electrónicos anticipadamente para que se envíen posteriormente, especialmente cuando estamos fuera de la oficina. Sin embargo, debemos tener en cuenta que esto solo funciona si la computadora permanece encendida. Para hacerlo, debemos acceder a las opciones del mensaje en cuestión y configurar todos los parámetros de entrega deseados.

Adjuntar elementos

Outlook nos permite adjuntar todo tipo de elementos a los correos electrónicos, como tarjetas de contactos, citas del calendario, correos electrónicos y muchos otros elementos que tengamos en nuestra cuenta. Es muy conveniente, especialmente cuando se trata de hacer que otra persona participe en una conversación externa o compartir algún tipo de archivo. Es un proceso más rápido que guardar el documento en el ordenador y luego adjuntarlo.

Una forma sencilla de adjuntar elementos a un correo en Outlook es utilizando la opción de «Insertar» y seleccionando «Elemento de Outlook» mientras se está escribiendo el correo. A partir de ahí, será posible elegir el archivo o elemento que se desea adjuntar al correo.

Convertir correos en tareas en Microsoft To-Do

Outlook está conectado con Microsoft To-Do, lo que permite convertir correos importantes en tareas de una manera fácil y rápida. Al realizar esta acción, el correo pasará directamente a To-Do para poder llevar un mejor seguimiento de las responsabilidades pendientes.

La forma de hacerlo es muy sencilla. Con el correo en cuestión abierto, se debe dirigir a la sección de «Inicio» y hacer clic en el menú desplegable de «Seguimiento». Allí, se encontrará un sistema de marcadores que permite personalizar el periodo de tiempo en el que se desea realizar la tarea, así como agregar recordatorios para su cumplimiento o marcar como «completado» una vez que se haya finalizado.

Guardar correos y elementos en el escritorio

Para guardar correos, notas, archivos adjuntos o citas del calendario de Outlook en el escritorio, existen dos opciones: arrastrar los elementos al escritorio o seleccionar «Guardar como» en el menú «Archivo». Esta última opción permite incluso editar el formato de guardado, de manera que una vez que se tenga el archivo en el escritorio, se podrán cargar de nuevo en Outlook haciendo doble clic en él.